Менеджер по персоналу

Обеспечение документационного управления и организации делопроизводства:
прием, первичная обработка, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов;
прием, учет (регистрация) внутренних документов;
сканирование документов;
проверка правильности оформления проектов документов, наличия виз и согласований;
передача документов на рассмотрение (на доклад) Генеральному директору и после получения соответствующих указаний (резолюций) - рассылка и передача ответственным исполнителям в подразделения;
учет (регистрация) исходящих документов, оформление и отправка их через почтовые отделения связи, другие службы доставки;
подготовка проектов резолюций;
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно - информационной работы;
оказание методической помощи подразделениям в формировании и составлении номенклатуры дел подразделения;
ведение текущего делопроизводства согласно утвержденной номенклатуре дел, формирование дел;
контроль за сроками хранения дел, проведение ежегодной передачи дел на архивное хранение или выделения на уничтожение дел законченных делопроизводством;
организация использования документов внутреннего архива Общества, выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;
контроль и проверка состояния организации делопроизводства в подразделениях;
анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
доведение информации (ежемесячно) до генерального директора о ходе прохождения и исполнения документов, сроков согласования проектов документов;
ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными документами по вопросам, относящимся к основной производственной деятельности Общества;
обеспечение учета и сохранности документов;
участие во внедрении технологических процессов электронного документооборота/
Осуществление работы по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности генерального директора, исполнительного директора:
организация работы приемной, контроль работы референтов;
подготовка документов и материалов, необходимых для работы генерального, исполнительного директоров общества;
организовывать проведение телефонных переговоров генерального директора, исполнительного директора общества;
обеспечение приема информации по всем каналам связи и своевременная передача ее генеральному директору, исполнительному директору общества;
по поручению генерального директора, исполнительного директора общества составление проектов писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, официальных встреч, бесед, переговоров, рабочих поездок (командировок) генерального директора, исполнительного директора общества, а также других мероприятий, проводимых в Российской Федерации и за рубежом, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию, ведение и оформление протоколов указанных мероприятий;
осуществление регистрации работников, убывающих, прибывающих в командировку;
обеспечение бесперебойной работы оргтехники в кабинетах руководителей, в переговорной и приемной;
обеспечение санитарно – гигиенического состояния и поддержание комфортного температурного режима в закрепленных помещениях;
обеспечивать бесперебойное наличие ассортиментного минимума чая, воды, кофе для приема гостей и проведения рабочих совещаний;
обеспечение бесперебойного наличия канцелярских и хозяйственных принадлежностей в закрепленных помещениях;
организация приема посетителей.
Организация архивного дела.

Замещение руководителя административного отдела на время его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и др.);

Замещение руководителя отдела по работе с персоналом на время его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и др.).

Управление кадровой службой. Создание отдела персонала с нуля. Усовершенствование организационной структуры. Формирование кадровой политики, направленной на привлечение, развитие и удержание персонала. Бюджетирование. Управление затратами, оптимизация затрат на персонал (ФОТ, социальные выплаты, обучение, подбор). Разработка, внедрение всех необходимых кадровых процедур и HR - политик в рамках общей стратегии развития компании и в соответствии с законодательством. Разработка и адаптация нормативных документов, регламентирующих работу компании. Организация системы подбора и адаптации персонала (подбор линейного персонала, среднего и высшего звена, массовый подбор). Построение системы развития и обучения в компании (в т.ч. кадрового резерва). Организация проведения аттестации и оценки персонала. Организация корпоративных мероприятий. Разработка компенсационных и мотивационных пакетов всех категорий персонала. Формирование регламентации управления (включая Правила внутреннего трудового распорядка, Положения о структурных подразделениях, Положения о системе оплаты труда, Положения о защите персональных данных, должностные инструкции). Организация и осуществление кадрового делопроизводства в полном объеме (включая оформление трудовых договоров, ведение воинского учета, ведение личных карточек Т-2, ведение трудовых книжек, их регистрация и учет, прием на работу и увольнение сотрудников, составление и ведение графиков отпусков, ведение статистической и аналитической отчетности).

1. организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Общества (распределение входящей корреспонденции между руководителями высшего звена, комплексная обработка документов, обеспечение ведения протоколов на оперативных совещаниях при руководстве Общества, контроль исполнения ОРД);
2. взаимодействие с курьерскими службами по доставке и отправке почтовых отправлений;
3. организация подписной кампании в Обществе на периодические печатные издания и техническую литературу;
4. руководство секретариатом и организация деятельности приемных руководителей Общества в части документационного и информационного обеспечения;
5. осуществление ряда методических мероприятий в исполнительном аппарате, 6 филиалах и управляемых Обществах, по вопросам организации делопроизводства.
6. полное сопровождение и организация выездных совещаний, проводимых руководством Общества.
7. полное сопровождение и заключение договоров по административно –хозяйственному обеспечению жизнедеятельности офиса (аренда, ИТ-сопровождение, организация рабочих мест сотрудников московского офиса, обеспечение канцелярскими принадлежностями).
8. выполнение отдельных поручений руководства Общества.
9. организация и проведение корпоративных мероприятий всех уровней.

1. Формирование отдела с "нуля": подбор персонала, организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Общества (распределение входящей корреспонденции между руководителями высшего звена, комплексная обработка документов, обеспечение ведения протоколов на оперативных совещаниях при руководстве Общества, контроль исполнения ОРД);
2. организация создания и обеспечение работы архива Общества в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации (взаимодействие с Госархивом РО и структурными подразделениями Общества);
3. взаимодействие с курьерскими службами по доставке и отправке почтовых отправлений;
4. организация подписной кампании в Обществе на периодические печатные издания и техническую литературу;
5. руководство секретариатом и организация деятельности приемных руководителей Общества в части документационного и информационного обеспечения;
6. осуществление ряда методических и проверочных мероприятий в исполнительном аппарате, 6 филиалах, Московском представительстве по вопросам организации делопроизводства и архивного дела.
7. подбор и развитие персонала отдела.
8. организация и проведение корпоративных мероприятий всех уровней.
9. подготовка документации и участие в работе закупочной комиссии на проведение конкурсных процедур на оказание услуг для нужд Общества, находящихся в компетенции отдела.
Достижения: успешное внедрение в Обществе программы электронного документооборота.

Административная поддержка деятельности Генерального директора и технического директора (обеспечение документационного обеспечения).
Основные блоки работы:
планирование и организация встреч и переговоров, деловых и личных поездок; взаимодействие с сотрудниками, контрагентами от имени первого лица, решение финансовых вопросов, составление документов, отчетов, связанных с командировками руководителей, выполнение конфиденциальных поручений;
осуществление регистрации работников, убывающих, прибывающих в командировки;
обеспечение бесперебойной работы оргтехники в кабинетах руководителей, в переговорной и приемной;
обеспечение санитарно – гигиенического состояния и поддержание комфортного температурного режима в закрепленных помещениях;
обеспечение бесперебойного наличия ассортиментного минимума чая, воды, кофе для приема гостей и проведения рабочих совещаний;
обеспечение бесперебойного наличия канцелярских и хозяйственных принадлежностей в закрепленных помещениях;
организация приема посетителей.