Офис-менеджер

1. Выполнение функции секретаря предприятия:
1.1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись генерального директора предприятия;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников организации, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, электронная почта): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, эл. почтой): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- выполнение копировально-множительных работ;
- подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности предприятия в целом;
- печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- ежедневная отправка УПД по электронной почте;
- отправка спецификаций по электронной почте;
- ведение реестра движения бухгалтерских документов;
- реестр платежей.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для
генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей предприятия.
1.5. Заказ авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
2.1. Заказ питьевой воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии ежемесячно.
2.3. Подача заявок на оформление счетов по электроэнергии и водоснабжению.
2.4. Выполнение поручений генерального директора. (реклама, выборка вагонов и т.д.).

3. Координация и контроль работы:
- уборщицы.

• разработка проектов юридических документов;
• ведение учета юридических документов;
• участие в подготовке юридических заключений;
• консультация персонала по правовым вопросам.
• мониторинг законодательства, подготовка аналитических справок.

• разработка проектов юридических документов;
• ведение учета юридических документов;
• участие в подготовке юридических заключений;
• консультация персонала по правовым вопросам.
• мониторинг законодательства, подготовка аналитических справок.

Распределение звонков, ведение входящей и исходящей документации, контроль за исполнением поручений и распоряжений генерального директора, организация приема иностранных делегаций, решение текущих административно-хозяйственных вопросов.